CQ9电子的注册办公室是该机构注册学生学术记录的官方保管人, 并遵守1974年《CQ9电子》的规定. 本办公室保留记录，并按照下列准则处理记录. 本政策将取代教务处有关学生记录保存和销毁的所有其他政策. 本方针的目的是确保必要的记录和文件得到充分的保护和维护，并确保不再需要或没有价值的记录在适当的时候被丢弃. 在政府审计时, 调查或未决诉讼, 在书记官长的指示下，将暂停处理记录.

除了, 任何可能引起法律行动的情况，应在情况变得明显时立即通知书记官长. 注册办公室会将学生的学习记录信息发布给对这些材料有合法教育兴趣的学院人员. 如果所要求的信息具有教育相关目的，并且是学院官员在其指定职责范围内执行适当任务或做出判断所必需的，或者与学生或校园社区的安全和保障有关，则存在合法的教育利益.